Aus dem Konzern zum eigenständigen Unternehmen: Die Weso-Aurorahütte baut ein QM-System neu auf

GIESSEREI PRAXIS 2020/01-2
Druckguss
Qualitätsprüfung, Prüfverfahren

Unternehmen aus unterschiedlichen Industriezweigen lassen ihre Bauteile aus Gusseisen bei der Weso-Aurorahütte GmbH aus Gladenbach fertigen. Hierbei lässt sich die Gießerei seit 2019 durch ein Integriertes Managementsystem mit Software der Consense GmbH aus Aachen unterstützen.
Ohne gusseiserne Komponenten würde es viele bedeutende Entwicklungen unserer Technik- und Mobilitätsgesellschaft vermutlich nicht geben. Einer der Spezialisten für die Herstellung dieser Komponenten ist die Weso-Aurorahütte GmbH aus Gladenbach in Mittelhessen, die Bauteile aus Gusseisen mit Lamellengraphit nach vorgegebenen Konstruktionen produziert. Zu den Kunden der 1887 gegründeten Gießerei mit mehr als 400 Mitarbeitern zählen Unternehmen aus Branchen wie Heiztechnik, Landtechnik, Getriebebau, Kältetechnik, Bahntechnik, Motorenbau, Pumpen- und Anlagenbau sowie der Schiffsbau.

Weso steht für einen optimalen Prozessfluss und eine hocheffiziente Fertigung. Dafür ist ein funktionierendes Qualitätsmanagement (QM) unerlässlich. Die Gießerei war bis zum Jahr 2018 in einen Konzern integriert. Die übergeordnete Zentrale verantwortete die QM-Dokumentation. Auf dem Weg in die Eigenständigkeit ging dieser Bereich in die Hände von Weso über. Das bedeutete, die auf eine Konzernstruktur mit 11.000 Mitarbeitern ausgerichtete Dokumentation musste nun auf die Anforderungen und den Umfang eines mittelständischen Unternehmens mit 400 Mitarbeitern übertragen werden. „Dafür hatten wir einen vorgegebenen Zeitrahmen: Wir wussten, dass die Verbindung zum Konzern nach einem Jahr gekappt werden würde“, erzählt Alexander Tonn, Leiter Operatives Qualitätswesen und Zertifizierungen bei Weso. Und so hatte seine Abteilung den ambitionierten Plan, innerhalb des festgelegten Zeitraums ein Integriertes Managementsystem, bestehend aus Qualitätsmanagement, Umweltmanagement, Energiemanagement und weiteren Managementbereichen, aufzubauen.

Anwenderfreundliche Bedienung ist Pflicht
Anforderungen für das neue Managementsystem stand der Wunsch nach einer einfachen und effizienten Prozessabbildung in Form von Flowcharts, denn, so Alexander Tonn: „Die Prozessmodellierung wurde im alten System in Word vorgenommen. Das war sehr unkomfortabel und zeitaufwendig. Wir haben uns eine effizientere Lösung gewünscht.“ Ein zweiter wichtiger Punkt war die transparente Abbildung unterschiedlicher Normanforderungen, die für Weso relevant sind, z. B. die Qualitätsmanagementnorm DIN EN ISO 9001, die Umweltmanagementnorm DIN EN ISO 14001 inklusive des Energiemanagements Emas, die Energiemanagementnorm 50001, der Bahnstandard TS 22163 und einige weitere. Gewünscht wurde außerdem ein System, das erforderliche Unterlagen gezielt und bedarfsgerecht zur Verfügung stellt, um die Mitarbeiter vor einer Informationsflut zu bewahren. Und schließlich war eine anwenderfreundliche Bedienung des Systems die maßgebliche Bedingung, denn der Leiter der Abteilung Operatives Qualitätswesen weiß: „Wenn man die Handhabung einer Software schnell erlernen kann, steigert dies sofort die Akzeptanz der Mitarbeiter.“

Die Verantwortlichen bei Weso entschieden sich für die Softwarelösung „Consense Professional“ der Aachener Consense GmbH. Das Unternehmen hat sich auf innovative und anwenderfreundliche Softwarelösungen für Qualitätsmanagement und Integrierte Managementsysteme spezialisiert, die sich für Unternehmen jeder Größenordnung eignen. Die Professional-Version ist auf Managementsysteme mittlerer Komplexität zugeschnitten. Wie der „Realbetrieb“ mit dem System funktioniert, konnte Alexander Tonn vorab in einem Hands- On-Workshop eigenhändig testen. Denn die Consense GmbH bietet diese Veranstaltung regelmäßig an verschiedenen Orten für Interessenten an. „Wenn man eine solches System nicht nur theoretisch kennenlernt, sondern es einen Tag lang ausprobieren kann, bekommt man ein Gefühl dafür, ob es für das eigene Unternehmen passend ist. Das war für uns sehr hilfreich bei der Entscheidungsfindung“, meint Alexander Tonn.

Eine Chance zum „Aufräumen“
Im Juli 2019 wurde das Programm „Consense Professional“ bei Weso installiert. Mit der neuen QM-Software lassen sich die im Unternehmen ablaufenden Prozesse nun als Flussdiagramme schnell und einfach modellieren, sodass sie den tatsächlichen Abläufen im Unternehmen entsprechen. Alle Prozessschritte werden mit den verantwortlichen Mitarbeitern und dazugehörigen Dokumenten verknüpft. Detailliert vergebene Rollen und Rechte regeln dabei die Zugriffsberechtigungen der Beschäftigten auf die im System enthaltenen Informationen. Bei Weso wurde die Überführung der vorhandenen QM-Dokumentation in das komplett neue Qualitätsmanagementsystem außerdem zum „Aufräumen“ genutzt: Alle Prozesse wurden neu beschrieben, Teile der vorhandenen Informationen dabei übernommen. Das Ergebnis ist eine deutlich verschlankte Dokumentation, die sich auf das Wesentliche beschränkt.

Dank der anwenderfreundlichen Bedienung der QM-Software ist bei Weso jetzt jeder Unternehmensbereich in der Lage und in der Verantwortung, seine eigene Dokumentation zu erstellen. Das spart enorm Zeit, die sich für die Gießerei schon auszahlte. Denn bereits einen Monat nach der Einführung der Software stand im Unternehmen ein Audit nach ISO/TS 22163 (Bahnanwendungen) an, welches auch die Anforderungen der Qualitätsmanagementnorm DIN EN ISO 9001 beinhaltet. „Zu diesem Zeitpunkt hatten wir bereits einen Großteil der Managementprozesse eingepflegt und konnten eine Grundstruktur des neuen Systems präsentieren, was bei den Auditoren auf positive Resonanz stieß“, freut sich der Leiter der Abteilung Operatives Qualitätswesen. Anfang 2020 waren dann bereits 70 Prozent der Dokumentation enthalten, sodass Alexander Tonn sehr zuversichtlich war, bis zum Stichtag im Juli 2020 die gesamte Managementdokumentation im QM-Programm eingepflegt zu haben.

Nun finden die Mitarbeiter unter anderem alle Prüfanweisungen, Prozessrichtlinien, Arbeitsanweisungen, Formulare und vieles mehr in „Consense Professional“. Im QM-System erfolgt der Zugriff der Nutzer immer auf die jeweils gültige Version der Dokumente. „Wir erhalten von unseren Kunden unter anderem die Spezifikationen für die Produkte. Um die Qualität zu gewährleisten, erstellen wir dann selbst entsprechende Prüfanweisungen. Diese beinhalten beispielsweise, dass von einem Produkt X ein bestimmter Prozentsatz der Produktion auf korrekte Maße, Festigkeit und weitere Kriterien geprüft werden muss. Um diese Vorgaben korrekt einzuhalten, ist es enorm wichtig, dass unsere Mitarbeiter schnell über aktuellste Informationen verfügen“, betont Alexander Tonn. Eine Funktion der Software schätzt er im Arbeitsalltag besonders: Das Managementsystem legt den Anwendern automatisch die Dokumente und Prozesse vor, für die eine regelmäßige Wiedervorlage zur Überprüfung der Aktualität ansteht. Es erinnert in ansteigenden Eskalationsstufen an die Ausführung und stellt auf diese Weise sicher, dass die Überprüfung zum gewünschten Zeitpunkt geschieht.

Transparenz schafft Akzeptanz
Die Reaktionen der Beschäftigten von Weso auf das neue QM-System waren durchweg positiv. Das führt Alexander Tonn unter anderem auf die umsichtige Vorbereitung der Einführung zurück. Die Geschäftsführung kommunizierte den Plan und die zu erwartenden Vorteile für das Alltagsgeschäft sehr frühzeitig und transparent. Die Mitarbeiter wurden dann in der Nutzung geschult. Eine Gruppe von Key-Usern erhielt eine besonders ausführliche Einweisung. Ihre Aufgabe besteht zukünftig darin, das System zu verwalten, überdies als Ansprechpartner für die Belegschaft zu fungieren und bei Bedarf Hilfestellung zu leisten.

Im Arbeitsalltag bei Weso hat sich seit der Einführung der QM-Software einiges merklich zum Positiven verändert. So sind z. B. benötigte Informationen jetzt immer schnell zugänglich und aktuell. Über die Suchfunktion der Software gelangen die Mitarbeiter mit den entsprechenden Schlagworten direkt zum gesuchten Prozess und den dazugehörigen Unterlagen. Das System bietet außerdem die Möglichkeit, Dokumente und Artikel zu verlinken und relevante Informationen aller Art in einem unternehmensinternen Wiki zu sammeln. „Das hat den großen Vorteil, dass keine Doppelablagen im System notwendig sind und hilft sicherzustellen, dass beispielsweise einheitliche Abkürzungen für bestimmte Begriffe im Unternehmen verwendet werden“, erklärt Alexander Tonn. Auch die Transparenz im Unternehmen ist mit der Einführung des neuen QM-Systems gesteigert worden. So können Mitarbeiter nun ihre Schnittstellen zu anderen Kollegen und deren Aufgaben viel besser erkennen – Dank der interaktiven Prozesslandschaft, welche durch die vielfältigen Verlinkungsmöglichkeiten entstanden ist. Dies verstärkt wiederum die Akzeptanz der Mitarbeiter und trägt mit vielen weiteren Aspekten dazu bei, dass zukünftig ein wirklich gelebtes QM-System entstehen kann.

Das Programm ist modular aufgebaut und lässt sich damit den Anforderungen seiner Nutzer genau anpassen und ganz nach Bedarf ergänzen. So erweitert Weso die Basisversion aktuell um das Modul „Consense Maßnahmenmanagement“. Darin werden alle im Unternehmen anfallenden Maßnahmen, die sich z. B. aus Audits, Reklamationen, Kennzahlen oder zahlreichen anderen Quellen ergeben, gesammelt, verwaltet und deren vollständige und termingerechte Erledigung überwacht. Die Maßnahmen werden den entsprechenden Mitarbeitern oder Organisationsbereichen zur Ausführung zugewiesen, nachverfolgt und in übersichtlichen Berichten dokumentiert.

Alexander Tonn blickt schon weiter in die Zukunft und hat im nächsten Schritt vor, auch das Prüfmittelmanagement mit dem neuen System abzubilden. Denn zur Sicherung der Qualität der gefertigten Bauteile aus Gusseisen müssen nicht nur Festigkeit, Maße und weitere Eigenschaften der Kundenprodukte geprüft werden. Auch die dafür eingesetzten Prüfmittel werden in regelmäßigen, vorgegebenen Intervallen auf korrekte Funktion kontrolliert.

Aktuell erfolgt dies noch mithilfe von Excel-Listen. Der Leiter der Bereiche Operatives Qualitätswesen und Zertifizierungen verspricht sich aber eine deutliche Vereinfachung und Zeitersparnis, wenn diese Vorgänge künftig ebenfalls unter der einheitlichen Oberfläche der Software verwaltet werden.

Zeit nehmen, Anforderungen definieren, ausgiebig testen
Abschließend hat Alexander Tonn einen Tipp für alle Unternehmen, die vor der Einführung einer Software zum Aufbau oder Ausbau eines Qualitätsmanagementsystems oder Integrierten Managementsystems stehen: „Es lohnt sich, sich bei der Definition der Anforderungen ausreichend Zeit zu nehmen und danach die QM-Software passend auszuwählen. Sehr hilfreich ist es, wenn die Möglichkeit für einen ausgiebigen, eigenhändigen Test besteht, wie beispielsweise bei den Consense Hands-On-Workshops. Das erleichtert die Entscheidungsfindung.“

Ähnliche Artikel