Was darf der Mitarbeiter? Was nicht?

GIESSEREI PRAXIS 04/2020
Betriebswirtschaft und Management
Was ein Mitarbeiter einer Gießerei entscheiden darf, gibt der Arbeitgeber vor. Manchmal formell, vor allem im Mittelstand jedoch informell. Durch die regelmäßige Abstimmung mit dem Gießereileiter bzw. dem unmittelbaren Vorgesetzten erfährt ein Mitarbeiter rasch, wo Selbstständigkeit möglich ist, ja sogar erwartet wird, als auch wo der Inhaber persönlich entscheiden will oder vorab seine Zustimmung erforderlich ist.

Im Außenverhältnis ist dagegen gesetzlich geklärt, welche Geschäfte ein Mitarbeiter im Namen der Gießerei abschließen darf : keine. Jedenfalls keine, wenn nicht gewisse Formalitäten geklärt sind, die der Gesetzgeber zum Schutz des Arbeitgebers, des Arbeitnehmers, als auch Dritter erlassen hat. Jemand, mit dem Rechtsgeschäfte abgeschlossen werden, darf zu Recht erwarten, dass es eindeutig ist, ob es sich beim Gegenüber um eine Privatperson handelt oder ob dieser als Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber vertritt und dieser sämtliche Rechte und Pflichten aus dem Geschäft trägt.

Rechtsgeschäfte in Gießereien
In Gießereien nehmen Mitarbeiter täglich Rechtsgeschäfte für ihren Arbeitgeber vor. Damit sind vor allem Ein- und Verkäufe angesprochen, aber auch die Beschaffung von Hilfs- und Betriebsstoffen, die Kalkulation von Verkaufsaufträgen und deren Abgabe, ein Handwerker wird beauftragt, eine Reparatur zu erledigen, ein Firmenfahrzeug wird betankt. Rechtlich betrachtet wird eine Spezialhandlungsvollmacht eingesetzt, wenn der Inhaber den Mitarbeiter zu jeweiligen Handlungen
auffordert oder die entsprechende Übung aufgrund etablierter Gewohnheiten akzeptiert. Damit wird der Mitarbeiter nur zu einzelnen, genau definierten Handlungen oder Geschäften befugt, womit rechtlich eine sogenannte Einzelhandlungsvollmacht erteilt wird.
Dass etwas seit langem ohne besondere Beachtung funktioniert, bedeutet nicht automatisch, dass dies auch zukünftig der Fall sein wird. Folgende Gründe sprechen dafür, die rechtliche Vertretung der Gießerei eindeutig zu klären und damit auch ein Stück weit zu formalisieren, ohne zu bürokratisch zu werden.

  • Durch eine generelle Lösung wird der Betriebsleiter entlastet, muss nicht jeden Einzelfall entscheiden, sondern kann sich auf die wichtigen Entscheidungen konzentrieren.
  • Auch für die Mitarbeiter erleichtert eine Standardisierung den Arbeitsalltag. Ist der Chef einmal nicht erreichbar, kann dennoch gehandelt werden. Ein nutzloses Abwarten entfällt.
  • Es besteht Rechtssicherheit für alle Beteiligten. Es nutzt dem Inhaber wenig, wenn ein Mitarbeiter einen Großeinkauf nicht durchführen durfte und nunmehr Forderungen von 25.000 € im Raum stehen. Ein Rechtsanspruch auf Schadensersatz gegenüber dem Mitarbeiter mag bestehen, aber die Durchsetzung wird schwierig, wenn mögliche Forderungen dessen finanzielle Möglichkeiten schnell überschreiten.
  • Die Handlungsvollmacht bleibt bei einem unerwarteten Ausfall des Gießereileiters wirksam, das entsprechende Dokument kann Geschäftspartnern vorgelegt werden, mit denen Geschäfte abgeschlossen werden sollen.

Vertretung der Gießerei
Handeln können nur Menschen, keine Unternehmen. Beim Einzelunternehmer ergeben sich dabei ebenso wenig Fragen wie beim Privatmenschen. Eine Kapitalgesellschaft, als welche die meisten Gießereien rechtlich firmieren, muss ihre Rechtsvertreter im Handelsregister namentlich aufführen. Damit sind aber nur Geschäftsführer und Prokuristen betroffen, diese kleine Gruppe kann und will jedoch nicht sämtliche Geschäfte abzuwickeln. Entsprechend sollten weitere Mitarbeiter benannt sein, die im Namen der Gießerei rechtlich verbindliche Erklärungen abgeben dürfen. Weiterhin ändern sich die Rechtsvorgaben, werden doch Privatpersonen umfangreicher geschützt als Unternehmen. Für erstere gilt das Privatrecht, für letztere das Handelsrecht.
Der Gesetzgeber sieht grundsätzlich zwei Formen der Vertretung vor : die Handlungsvollmacht und die Prokura. Bei der Prokura gibt es genaue Vorgaben und formelle Ansprüche die im HGB § 49 geregelt sind. So muss jede Prokura ins Handelsregister eingetragen und später gelöscht werden. Eine Prokura ist erforderlich, wenn zum Beispiel eine selbstständige Niederlassung gegründet oder ein zweiter, anderer Geschäftsbereich eingerichtet wird. Ansonsten wird die „kleine Schwester der Prokura“, die Handlungsvollmacht, ausreichend sein.

Was ist eine Handlungsvollmacht ?
Wie erwähnt ist die Berechtigung, Geschäfte vorzunehmen grundsätzlich auf Inhaber und Geschäftsführer sowie Prokuristen beschränkt. Im Mittelstand ist jedoch häufig nur ein Inhaber vorhanden, der gewisse Aufgaben delegiert, delegieren muss, um überhaupt handlungsfähig zu bleiben und nicht im täglichen Kleinkram gefangen zu werden.
Zur Delegation werden quasi „Mini-Geschäftsführer“ berufen, damit sie in ihrem Verantwortungsbereich tatsächlich Verantwortung tragen können, der Verkäufer verkaufen der Einkäufer einkaufen und der Buchhalter bezahlen kann. Die Handlungsvollmacht behandelt das HGB in Paragraf 54. Ein Mitarbeiter mit Handlungsvollmacht unterzeichnet mit einem „i. V.“ vor seinem Namen. Ohne einen Zusatz zum Namen unterzeichnen nur Inhaber und Geschäftsführer Verträge. Ein Mitarbeiter ohne Handlungsvollmacht unterzeichnet „im Auftrag“, abgekürzt „i. A.“.
Die Spezialhandlungs- oder Einzelhandlungsvollmacht wird in der Praxis unbewusst, aber regelmäßig eingesetzt. Damit wird ein Mitarbeiter zu einzelnen, genau definierten Handlungen oder Geschäften befugt, beispielsweise bei der Aufforderung bestimmte Güter zu kaufen oder zu verkaufen. Typischerweise werden auch Güter des täglichen Bedarfs nach informeller Aufforderung gekauft, wenn es zum Beispiel darum geht, Bürobedarf zu beschaffen oder
Firmenfahrzeuge betankt werden.
Die Arthandlungsvollmacht erlaubt es Mitarbeitern, eine bestimmte Art von Geschäften und Handlungen vorzunehmen, welche in der Vollmacht definiert sind. Diese Vollmacht ist notwendig, damit ein Mitarbeiter seine Tätigkeit ausüben kann, ohne ständig Rückfragen an den Inhaber stellen zu müssen. Damit sollte allerdings eine finanzielle Höchstgrenze verbunden sein.
Die Generalhandlungsvollmacht wird als „allgemeine Handlungsvollmacht“ bezeichnet. Damit liegt die weitreichendste Form der Handlungsvollmacht vor. Sie ermächtigt Mitarbeiter zu allen Geschäften und Rechtshandlungen im Namen der Gießerei mit einem Unternehmen. Einige Ausnahmen sind die Geschäfte, für die der Gesetzgeber im HGB explizit eine Prokura fordert. Damit sind Grundstücksgeschäfte, Kreditaufnahmen oder die Prozessführung für das Unternehmen betroffen sowie Vorfälle, die nicht alle Tage anfallen. Mittels einer Handlungsvollmacht können die Geschäfte weitgehend selbstständig vorgenommen werden, auch wenn der Gießereileiter im Urlaub ist oder krankheitsbedingt ausfällt.

Dokumentation der Rechte und Pflichten
Im Handelsgesetzbuch findet sich keine Vorgabe, wonach Handlungsvollmachten dokumentieren sein müssten. Dennoch empfiehlt sich die Schriftform. Einerseits schützt sich die Gießerei dagegen, dass ein Mitarbeiter die Grenzen der Vollmacht überschreitet, anderseits weiß der Mitarbeiter genau, was er darf und was nicht.
Soll eine Handlungsvollmacht schriftlich fixiert werden, bestehen zwei Möglichkeiten : Die Handlungsvollmacht ist Teil des Arbeitsvertrages. Dies ist sinnvoll, wenn der Arbeitsvertrag die Aufgaben und die Rolle des Mitarbeiters konkret festschreibt. Beispiel : Über den Arbeitsvertrag könnten Unternehmer festlegen, welche Geschäfte genau ein Einkäufer abschließen und bis zu welcher Höhe Waren bestellen darf. Wer Handlungsvollmachten über den Arbeitsvertrag regelt, sollte in regelmäßigen Abständen prüfen, ob die Angaben noch zu den Aufgaben passen, die der Mitarbeiter tatsächlich erledigt.
Vor allem in kleineren Gießereien wird flexibel gehandelt und es werden Aufgaben von Kollegen übernommen, wenn diese ausfallen oder überlastet sind. Durch die tägliche Zusammenarbeit ist eine flexible Vertretung möglich. Ist der Arbeitsvertrag einmal geschlossen, wird eine Anpassung der Handlungsvollmacht oftmals vergessen. Ein Vorteil ist, dass die Handlungsvollmacht automatisch erlischt, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
Die Handlungsvollmacht kann über eine Urkunde vergeben werden, wobei „Urkunde“
schlicht die Schriftform meint und die Unterschrift der Geschäftsleitung und des Mitarbeiters bedarf. Die Urkunde hält fest, welche Geschäfte der Mitarbeiter im Namen der Gießerei vornehmen darf. Diese Urkunde muss zurückgefordert werden, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, weshalb die Ausgabe dokumentiert sein sollte.
Die IHK Frankfurt/Main stellt auf ihrer Internetseite Muster für die verschiedenen Formen der Unternehmensvertretung zur Verfügung. [1] Diese können den individuellen Verhältnissen des eigenen Betriebs angepasst werden.

Erweiterung zu einem internen Kontrollsystem
Die Vergabe von Handlungsvollmachten ermöglicht den Nachweis, wer etwas falsch gemacht hat und dafür haftet, trägt jedoch nicht dazu bei, diese Fehler zu vermeiden. Deshalb sollte die Gelegenheit genutzt werden, ein Internes Kontrollsystem (IKS) aufzubauen. Hierunter sind keine aufwendigen Dokumentationen zu verstehen, als vielmehr eine knappe, tabellarische Zusammenfassung, welcher Mitarbeiter was darf, sowohl allein als auch in Gemeinschaft mit anderen.
Wesentlicher Aspekt des IKS ist das Vier-Augen Prinzip und die Festlegung, wo dies zum Einsatz kommt. So wird ein Verkäufer selbstverständlich Waren über Rahmenverträge zu bereits fixierten Preisen verkaufen können, kommt es allerdings zur Frage, ob beispielsweise Rabatte bei größeren Mengen möglich sind oder werden Preisabschläge aufgrund von Mängeln diskutiert, wird ein zweiter Unternehmensvertreter, häufig der Vorgesetzte hinzugezogen. Der Einkäufer kann aufgrund bestehender Abrufverträge bei den Materiallieferanten bestimmte Mengen abrufen, wird ein Spotmenge kurzfristig angeboten,
ist ebenfalls eine zweite Zustimmung erforderlich. Nicht jeder Geschäftsvorgang wird schriftlich festgehalten, allerdings kann verlangt werden, dass für Vorgänge die zwei Zustimmungen benötigen, eine knappe schriftliche Notiz angelegt wird.
Sicherlich können Rechte und Pflichten für jeden einzelnen Mitarbeiter festgelegt werden, dann ist aber bei personellen Veränderungen eine erneute Anpassung notwendig. Einfacher ist es, wesentliche Geschäftsvorfälle festzuhalten und jeweils Klassen mit i. A., i. V., Prokura (ppa) und der Unternehmensleitung festzulegen.
So können zum Beispiel Einkäufe bis zu einem Volumen von 2.500 Euro und Abrufe bei bestehenden Lieferanten bis zu 25.000 Euro von einem nicht zeichnungsberechtigten Mitarbeiter (i. A.) und einem Bevollmächtigten (i. V.) unterzeichnet werden, während darüber ein Bevollmächtigter und der Gießereileiter unterzeichnen muss. Eine entsprechende Aufstellung kann in Tabellenform alle wesentlichen Geschäftsvorfälle beinhalten und die benötigten Unterschriften aufführen. Dabei ist eine Vertretung nach oben selbstverständlich möglich, so kann der Geschäftsführer zeichnen, wenn i. V. gefordert wird.
Diese Aufstellung wird allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt, von diesen unterschrieben und zentral abgelegt.
Eine entsprechende Aufstellung „lebt“ und bedarf der regelmäßigen Überprüfung. Ein typisches Beispiel sind Einstellungen, die im Mittelstand der Inhaber persönlich vornimmt, während in großen Unternehmen Fachbereich und Personalwesen entscheiden und die Geschäftsführung nur bei leitenden Mitarbeitern einbezogen wird. Vergleichbares gilt bei Ein- und Verkaufsbeträgen. So werden bei Verkäufen an Automobilhersteller andere Summen gelten als bei der Produktion individueller Gussteile.